„V-am trimis factura proformă, aștept plata." — una dintre cele mai periculoase fraze pe care le aud. Nu pentru că proforma e rea. Ci pentru că mulți o confundă cu o factură fiscală, iar confuzia îi costă scump.
Ce e, de fapt, factura proformă
Factura proformă nu e o factură în sens fiscal. E un document comercial — o ofertă formalizată care arată: ce livrezi, în ce cantitate, la ce preț, în ce condiții. E un angajament al tău față de client: „dacă accepți, livrez la aceste condiții."
Dar nu generează obligație fiscală. Nu se raportează la TVA. Nu e dovadă de creanță în instanță — cel puțin nu ca o factură fiscală.
Proforma e utilă când: clientul are nevoie de un document pentru a aproba plata intern, pentru a obține un aviz de plată de la bancă, sau pentru a rezerva bugetul înainte de livrare.
Ce e factura fiscală
Factura fiscală e documentul care creează obligația de plată și generează obligații fiscale. Odată emisă: TVA-ul devine exigibil (dacă ești plătitor), suma devine creanță contabilă și juridică, iar data scadenței începe să curgă.
Factura fiscală e dovada ta principală în instanță. Fără ea, recuperarea devine mult mai grea — trebuie să demonstrezi creanța prin alte mijloace (contract, proces-verbal, corespondență).
Confuzia care te costă bani
Iată scenariul clasic care duce la probleme: trimiți proforma. Clientul nu plătește. Tu consideri că ai emis „factura" și aștepți. Trec 60 de zile. Vrei să recuperezi — dar descoperi că n-ai emis nicio factură fiscală, deci nu ai o creanță contabilă clară.
Problema nu e doar procedurală. Dacă nu ai factură fiscală:
- Contabilul nu poate înregistra creanța corect
- Termenul de prescripție poate fi mai greu de calculat (de la ce dată?)
- În instanță, trebuie să demonstrezi obligația prin contract + livrare, nu prin factură
- Dacă ești plătitor de TVA, întârzii raportarea
Workflow-ul corect
Iată cum ar trebui să funcționeze:
- Proforma — trimisă înainte de livrare. Clientul o aprobă intern, face avansul sau confirmă condițiile.
- Livrarea — cu proces-verbal semnat și ștampilat.
- Factura fiscală — emisă la livrare (sau conform contractului), cu scadență clară.
- Urmărirea — dacă scadența trece fără plată, ai toate documentele în regulă.
Dacă sari peste pasul 3 — te expui. Simplu.
Când proforma e suficientă
Există situații în care proforma e tot ce îți trebuie:
- Prelivrare, când clientul face plată în avans și factura fiscală se emite după primirea plății
- Oferte internaționale, unde proforma servește ca document vamal sau bancar
- Când contractul prevede explicit că factura fiscală se emite la un anumit moment
Dar în toate aceste cazuri, trebuie să știi clar când și cum se transformă proforma în factură fiscală. Dacă nu ești sigur — întreabă-ți contabilul, nu ghici.
Regula practică
Proforma = intenție. Factura fiscală = obligație. Dacă vrei ca banii tăi să fie protejați legal — asigură-te că factura fiscală e emisă la momentul corect, cu toate detaliile complete, și că ai dovada livrării.
Cele mai multe dosare de recuperare pe care le primim cu probleme documentare încep de aici: o proformă tratată ca factură, o livrare fără proces-verbal, un contract fără scadență clară. Repară aceste lucruri din start și jumătate din problemele de recuperare dispar.
Dacă ai un dosar cu probleme documentare — trimite-l. Te ajutăm să evaluăm ce ai, ce îți lipsește, și dacă recuperarea e posibilă cu documentele existente.