Multe companii tratează prima lună de întârziere ca pe un „încă se rezolvă”. Contabilitatea așteaptă, vânzările nu vor să strice relația, iar dosarul se trezește la 90 de zile — când probele sunt aceleași, dar memoria și lichiditățile debitorului sunt mai slabe. Primele 30 de zile după scadență sunt etapa în care încă controlați ritmul: documentele, conversația și momentul în care treceți de la memento la somație.
Nu este vorba de hărțuire și nu este vorba de vizite la domiciliu. Este disciplină internă pe scadențe. Pentru fluxuri cu zeci de facturi, aceeași logică stă la baza managementului de portofoliu.
1. De ce contează anume 30 de zile
În contractele dintre profesioniști, dacă termenul de plată nu este determinat, obligația pecuniară trebuie executată, ca regulă, în 30 de zile de la factură, livrare sau recepție — după caz (art. 862 alin. (3) Cod civil). Chiar și când contractul prevede un alt termen, 30 de zile de la scadență sunt un prag operațional bun: destul ca să verificați dosarul și să dați un termen scurt de regularizare, insuficient ca restanța să se „așeze” în obiceiul debitorului.
Dobânda de întârziere curge de la scadență, nu de la somație (art. 942 Cod civil). Cu cât amânați urmărirea, cu atât pierdeți și timp, și un argument de negociere. O puteți estima cu calculatorul de dobândă de întârziere.
2. Ziua 1–3: închideți dosarul intern
Înainte de telefon, verificați că datoria există pe hârtie:
- contractul și scadența scrisă (sau regula din art. 862 Cod civil, dacă termenul lipsește);
- factura fiscală, nu doar proforma — diferența e explicată în articolul despre proformă versus factură fiscală;
- actul de predare-primire sau recepție, dacă livrarea e contestabilă;
- ce s-a plătit deja și ce a rămas;
- persoana de contact și adresa de notificare din contract.
Dacă lipsește un act, cereți-l acum, nu după trei luni. O amintire fără dosar complet se transformă ușor în dispută despre cantitate sau calitate.
3. Ziua 3–10: un memento, nu un conflict
Un mesaj scurt, pe canalul din contract (e-mail de notificare, dacă există): suma, numărul facturii, data scadenței, contul. Întrebați dacă există o obiecție scrisă. Dacă nu există, cereți o dată de plată — nu „când se poate”.
Telefonul ajută dacă rămâne factual. Tehnici fără hărțuire găsiți în articolul despre convorbirea cu debitorul. Nu amenințați cu vizite, cu „relații” sau cu măsuri pe care legea nu vi le dă fără titlu executoriu.
4. Până în ziua 30: treceți la somație
Dacă memento-ul nu aduce plata sau un grafic scris, treceți la o somație de plată. Somația fixează pretenția, termenul și temeiul; nu este titlu de executare silită, dar documentează urmărirea. Dacă contractul cere o procedură prealabilă, respectați-o acum — altfel o cerere ulterioară în instanță riscă restituirea.
Dacă debitorul propune rate, nu le acceptați verbal. Condițiile unei eșalonări care chiar încasează sunt în articolul despre negocierea ratelor.
5. Ce nu faceți în prima lună
- Nu livrați o comandă nouă „ca să nu stricați relația”, pe același partener, fără avans sau fără limită de credit revizuită.
- Nu așteptați 90 de zile din obișnuință de raportare internă.
- Nu confundați tăcerea cu acordul asupra sumei — cereți confirmare scrisă sau treceți la somație.
- Nu aplicați presiune psihologică, apeluri repetitive în afara orelor rezonabile sau deplasări la domiciliu. Recuperarea legală se face pe documente și pe căile prevăzute de lege.
Dacă apar trei din semnele descrise în cele 7 semne de neplată, tratați dosarul ca pe o restanță, nu ca pe o întârziere de rutină.
6. Când predați dosarul
După 30 de zile, dacă nu există plată, recunoaștere scrisă sau un grafic respectat, costul intern (timpul vânzărilor și al contabilității) depășește de obicei comisionul unui mandat. Ghidul complet al creditorului după acest prag este „Clientul nu plătește factura — ce faci?”.
Preluăm urmărirea amiabilă pe dosarul documentat: evaluarea este gratuită, comisionul se plătește din sumele încasate. Nu înlocuim judecata dumneavoastră comercială și nu promitem un calendar de încasare.
Pe scurt
Ziua 1: probele. Săptămâna 1: memento cu dată. Până în ziua 30: somație sau eșalonare scrisă. După aceea, nu mai „așteptați luna următoare” — decideți dacă continuați intern sau predați dosarul. Trimiteți facturile restante dacă vreți o evaluare pe lot, nu pe o singură amintire întârziată.
